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खरीदारों के लिए, "अभी खरीदें" बटन पर क्लिक करते ही काम पूरा हो जाता है। अब उन्हें बस आराम करना है और अपने ऑर्डर किए गए उत्पादों की डिलीवरी का इंतज़ार करना है। हालाँकि, अगर आप एक ऑनलाइन स्टोर चलाते हैं, तो असली काम यहीं से शुरू होता है। हर नया ऑर्डर एक जटिल श्रृंखलाबद्ध प्रक्रिया शुरू करता है जो भुगतान स्वीकार करने से लेकर सामान चुनने, पैकिंग करने और अंततः ऑर्डर को सही जगह पर भेजने तक की प्रक्रिया को पूरा करता है। एक छोटे ऑनलाइन व्यवसाय के रूप में, आप कुछ कार्डबोर्ड बॉक्स, कुछ डाक टिकटों और एक कानूनी पैड के साथ इस प्रक्रिया को पूरा कर सकते हैं। हालाँकि, जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, आपको ऑर्डर की बढ़ती संख्या को संभालने के लिए विशेष उपकरणों पर विचार करना होगा। इसे ध्यान में रखते हुए, हम आपको ई-कॉमर्स व्यवसायों के लिए ऑर्डर प्रबंधन प्रक्रिया से परिचित कराएँगे।
ऑर्डर प्रबंधन उन प्रक्रियाओं के समूह को संदर्भित करता है जिनका उपयोग कोई व्यवसाय ग्राहक द्वारा ऑर्डर दिए जाने से लेकर उसके सुरक्षित वितरण तक, उसे ट्रैक करने, पूरा करने और प्रबंधित करने के लिए करता है। अब यह डिलीवरी से भी आगे तक फैल गया है। यदि आपकी कंपनी ऑर्डर वापस करने की अनुमति देती है, तो यह प्रक्रिया वास्तव में तब समाप्त होती है जब आपका ग्राहक वापसी की समय सीमा समाप्त होने के बाद भी सामान अपने पास रख लेता है।
किसी भी ई-कॉमर्स वेबसाइट या कंपनी की सफलता के लिए ऑर्डर मैनेजमेंट बेहद महत्वपूर्ण है , चाहे उसका आकार कुछ भी हो। इससे न केवल राजस्व सुरक्षित रहता है, बल्कि ग्राहकों को बनाए रखने और ब्रांड के प्रति वफादारी बढ़ाने में भी मदद मिलती है।
छोटी-छोटी गलतियाँ—प्रसंस्करण में देरी से लेकर शिपिंग में गड़बड़ी तक—रिफंड और रीशिपिंग खर्चों के कारण वित्तीय नुकसान का कारण बन सकती हैं, साथ ही आपके ब्रांड की प्रतिष्ठा पर दीर्घकालिक नकारात्मक प्रभाव भी डाल सकती हैं। इसीलिए एक ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता होती है। यह एक सर्व-समावेशी ऑर्डर प्रबंधन समाधान है जो आपके ग्राहकों को संतुष्ट रखने में आपकी सहायता करेगा।
ऑर्डर प्रबंधन प्रणालियाँ (OMS) ऐसे सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोग हैं जो ग्राहकों के ऑर्डर को ट्रैक और प्रबंधित करते हैं। ये पूरी प्रक्रिया को शुरू से अंत तक कवर करते हैं और वर्कफ़्लो को सरल बनाकर स्टॉक प्रबंधन और पूर्ति को यथासंभव सुचारू बनाते हैं। सरल शब्दों में, OMS प्रणालियाँ कार्यों को व्यवस्थित और स्वचालित करती हैं ताकि आप अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक कर सकें, डिलीवरी प्रक्रिया की निगरानी कर सकें और यह सुनिश्चित कर सकें कि उपभोक्ताओं को सही स्थिति में सही ऑर्डर मिले।
मान लीजिए कि आपका एक ऑनलाइन स्टोर है और कोई ग्राहक आपके उत्पादों का ऑर्डर देता है। OMS भुगतान की पुष्टि करेगा, ऑर्डर को इन्वेंट्री स्टोरेज तक पहुँचाएगा, उत्पादों के चयन, पैकिंग और प्रेषण के दौरान उन पर नज़र रखेगा, और अंततः यह सुनिश्चित करेगा कि उनकी डिलीवरी सही तरीके से हुई है। इसके अलावा, ज़्यादातर OMS समाधान प्रक्रिया के दौरान होने वाली ग्राहक सेवा संबंधी बातचीत को ट्रैक करते हैं, जैसे कि देरी के बारे में उपभोक्ताओं को सूचित करना या धनवापसी या एक्सचेंज करना।
ओएमएस समाधान महत्वपूर्ण प्रदर्शन और दक्षता संकेतक एकत्र करते हैं, जिससे आपकी फर्म को यह पता लगाने में मदद मिलती है कि क्या काम करता है और विकास के लिए संभावित क्षेत्रों की पहचान करता है।
कोई भी विक्रेता सिर्फ़ विस्तार के लिए अपने व्यवसाय का विस्तार करना नहीं चाहेगा। हालाँकि, ऑर्डर प्रबंधन कोई विलासिता नहीं है। यह हर आकार और प्रकार के व्यवसायों के लिए एक आवश्यकता है। निम्नलिखित कुछ महत्वपूर्ण मुद्दे हैं जिन्हें सही OMS आपके व्यवसाय के लिए हल कर सकता है।
उत्पादों का ज़रूरत से ज़्यादा और कम स्टॉक, दोनों ही जटिलताएँ पैदा करते हैं। अगर आप ज़रूरत से ज़्यादा स्टॉक रखते हैं, तो आप उन प्रतिस्पर्धियों के हाथों उपभोक्ताओं को खोने का जोखिम उठाते हैं जो उन्हें तुरंत उनकी ज़रूरत की चीज़ें उपलब्ध करा सकते हैं। अगर आप कम स्टॉक रखते हैं, तो आप उन प्रतिस्पर्धियों के हाथों खरीदारों को खोने का जोखिम उठाते हैं जो उन्हें तुरंत उनकी ज़रूरत की चीज़ें उपलब्ध करा सकते हैं। OMS यह सुनिश्चित करता है कि आपके पास सही समय पर सही मात्रा में सामान उपलब्ध हो, जिससे आपकी कमाई स्थिर रहे और आपके ग्राहक संतुष्ट रहें।
सैद्धांतिक रूप से, ऑर्डर पूरा करने की प्रक्रिया सरल होती है, खासकर छोटे व्यवसायों के लिए। हालांकि, जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, आपको दुनिया भर से विभिन्न बिक्री चैनलों के माध्यम से ऑर्डर प्राप्त होंगे। एक ओएमएस द्वारा प्रदान की गई स्वचालन और सरलीकृत प्रक्रियाओं का उपयोग करके, आप कम चिंता करेंगे और अधिक काम पूरा करेंगे।
OMS आपको अपने सभी ऑर्डर डेटा और बिक्री को एक ही स्थान पर देखने में सक्षम बनाता है, जिससे आपकी प्रक्रियाओं की मूल्यवान जानकारी प्राप्त करना और ठोस आँकड़ों के आधार पर व्यावसायिक समायोजन करना आसान हो जाता है। इसके अतिरिक्त, रीयल-टाइम डेटा संग्रह समस्याओं का पता लगाने में सक्षम बनाता है जैसे ही वे उत्पन्न होती हैं।
शिपिंग के सिलसिले में किसी ग्राहक ने आपसे कितनी बार संपर्क किया है? किसी माल में देरी हुई है? किसी खास उत्पाद के SKU में कोई समस्या है? रिफंड के बारे में क्या ख्याल है? OMS का इस्तेमाल करके, आप इन सभी कामों को स्वचालित कर सकते हैं और अपने संगठन के दूसरे ज़रूरी पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय निकाल सकते हैं।
ऑर्डर प्रबंधन सात अलग-अलग चरणों में विभाजित है। नीचे दिए गए चित्र पर गौर करें, जो ग्राहक द्वारा ऑर्डर देने पर अक्सर होने वाली मुख्य प्रक्रियाओं का सारांश प्रस्तुत करता है। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह एक लंबी श्रृंखला है जिसमें विभिन्न प्रक्रियाएँ और खिलाड़ी शामिल हैं। और, किसी भी श्रृंखला की तरह, एक कमज़ोर कड़ी ही पूरी प्रक्रिया को ध्वस्त कर सकती है। आइए नीचे ऑर्डर पूर्ति जीवनचक्र पर और गहराई से नज़र डालें।
पहला चरण सबसे मज़ेदार होता है, जब कोई आपकी वेबसाइट देखता है और खरीदारी करता है। लेकिन इससे पहले कि आप वह शानदार पैसा खर्च करें, कुछ चीज़ें हैं जो पर्दे के पीछे होनी चाहिए।
ग्राहक द्वारा ऑर्डर देने के बाद, आपके गोदाम या पूर्ति भागीदार को ग्राहक और ऑर्डर दोनों की जानकारी प्राप्त हो जाती है।
यह एक ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली में स्वचालित प्रक्रियाओं के उपयोग के माध्यम से पूरा किया जाता है। यह ऑर्डर की स्थिति को अपडेट कर सकता है और SKU और ग्राहक प्राथमिकताओं जैसी सभी आवश्यक जानकारी के साथ ऑर्डर को आपके पूर्ति प्रतिनिधियों तक पहुँचा सकता है।
एक उत्पाद खरीदा जाता है और ऑर्डर पूर्ति प्रक्रिया शुरू हो जाती है। अब बारी है एक ऐसी प्रक्रिया की जो पूरी तरह से स्वचालित नहीं हो सकती, जब तक कि आप अपनी इन्वेंट्री के प्रबंधन के लिए रोबोट का इस्तेमाल न करना चाहें।
सामान्यतः प्रक्रिया इस प्रकार होती है:
यह सुझाव दिया जाता है कि आप बारकोड स्कैनिंग की सुविधा वाले इन्वेंट्री मैनेजमेंट सॉल्यूशन का उपयोग करें। इससे सामान की सोर्सिंग से लेकर पैकेजिंग तक की प्रक्रिया को ट्रैक करने में मदद मिलती है और इसका उद्देश्य मानवीय त्रुटियों को यथासंभव कम करना है।
सामान प्राप्त करने के बाद, पिकर उसे पैकेजिंग स्टेशन तक पहुँचाता है। सामान्य नियम के अनुसार, ऑर्डर की सटीकता की पुष्टि करना और फिर उसे शिपमेंट के लिए पैक करना दूसरे सदस्य की ज़िम्मेदारी होती है।
लीजिए, आप कामयाब हो गए। आपका सामान उठा लिया गया है, खरीद लिया गया है और अच्छी तरह से पैक कर दिया गया है। अब बस उसे भेजना बाकी है। हालाँकि यह कूरियर ऑफिस जाकर उसे बड़े लाल डिब्बे में जमा करने जितना आसान नहीं है।
गोदाम/पैकिंग दल निम्नलिखित के लिए जिम्मेदार है:
यह वह बिंदु है जहां कूरियर पार्टनर उत्पाद को उठाता है और सीधे उपभोक्ता तक पहुंचाता है। यह आपके नियंत्रण से बाहर है; इसलिए आपको शेष प्रक्रिया पर नियंत्रण बनाए रखने के लिए हर संभव प्रयास करना चाहिए।
वस्तु वितरित कर दी गई है। इसे ग्राहक तक पहुँचा दिया गया है। हालाँकि, आप इस प्रक्रिया को यूँ ही नहीं छोड़ सकते; आपको अपने ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ मिलकर इसमें बदलाव लाने और प्रक्रिया को और बेहतर बनाने के लिए काम करते रहना होगा।
ई-कॉमर्स कंपनियों के पास उपकरणों के ढेरों विकल्प मौजूद हैं। तो, शुरुआत कहाँ से करें? हमारा सुझाव है कि आप एक पल रुककर सोचें कि आपको असल में क्या चाहिए। आपके विवाद के मुद्दे क्या हैं? आप क्या बेहतर कर सकते हैं? सहकर्मियों और कर्मचारियों से सलाह-मशविरा करें और जल्दबाज़ी में फ़ैसले लेने या अपने काम के लिए सबसे महंगे उपकरण चुनने से बचें। ध्यान रखें कि आपका लक्ष्य आपके संगठन के लिए सबसे अच्छा उत्पाद खोजना है, चाहे वह एक विशेष OMS हो या कोई और ज़्यादा अनुकूलनीय उपकरण जैसे कि एक उन्नत, तकनीक-सक्षम उपकरण। शिपिंग एग्रीगेटर पसंद निंबोस्पोस्ट.
